出口托运单如何填写

• 2018-09-14 15:36:01
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按照CIF或CFR贸易术语成交的合同,出口方在备妥货物、落实信用证后,即应按合同和信用证的规定,及时对外履行装运货物的义务。安排货物装运出口主要涉及托运、投保、报关、装运等工作。
托运与订舱是指出口方委托有权受理对外货物运输业务的单位办理货物的出口运输对于数量大、需整船运输的货物,办理租船手续;对于数量不够整船运输的货物,可以理班轮舱位。

1.托运订舱工作的基本程序
(1)出口商根据合同和信用证的规定,查看各承运人的船期表,选择合适的船公司填写并发送订舱委托书或托运单,办理托运订舱委托。出口商也可以不自行办理托运订舱工作,委托货代公司代为办理。货代公司填写托运单并送交给承运人或其代理人,为出口商办理订舱手续。
(2)承运人或其代理人在接受托运人或货代公司的托运单后,根据托运单的内容,结合船舶的航线、挂靠港口、船期和舱位等条件考虑是否接受托运人的运输申请。如果条件合适,承运人接受托运要求,安排承运船只和舱位,对出口企业签发装货单(也称关单)
(3)出口方收到承运人或其代理人的装货单、港区进货通知,办理货物集中港区业务出口方应按照港区进货通知规定的期限,将符合装船条件的出口货物及时运至港区内的指定的仓库或货场集中,等待装船作业,做到批次清,件数清,标志清。要特别注意与港区船公司以及有关的运输公司或铁路等单位保持密切联系,按时完成进货,防止工作脱节而影响装船进度
(4)出口方完成货物集中港区业务,就可以持装货单去办理出口报关手续。

2.托运单的填写
托运单是缮制提单的主要背景资料,是船公司制作提单的依据,如果托运单缮制有岔错、延误等,就会影响到其他单证的流转。海洋运输有两种方式:散货班轮运输、集装箱运输,两种运输方式分别使用不同格式的托运单。各承运人制作的托运单格式和内容并不完全一样,但主要内容和项目基本相同。
常见的散货运输托运单由托运人填写的内容及填写方法如下
(1)托运人( SHIPPER)。一般情况下,填写出口公司的名称和地址。
(2)收货人( CONSIGNEE)。一般根据信用证要求填写 TO ORDER/TO ORDER OF SHIIPPER"。
(3)被通知人( NOTIFY PARTY)。填写信用证中规定的被通知人。被通知人的职责是及时接受船方发出的到货通知并将该通知转告真实收货人。
(4)托运单编号( NUMBER)。一般填写商业发票的号码
(5)目的地( PLACE OF DELIVERY)。按信用证的目的港填写。填写时注意重名港口的现象,一般将目的港所在国家名称填写在这一栏目中
(6)运输标志( SHIPPING MARKS)。填写信用证或合同规定的唛头,买卖合同或信用证中没有规定唛头,可填写NM
(7)数量( QUANTITY)。托运单中的数量是指最大包装的件数。
8)货物描述( DESCRIPTION OF GOODS)。填写货物大类名称或统称,与发票(信用证)中的货名一致
(9)重量( GROSS WEIGHT/ NET WEIGHT)。重量应分别计算毛重和净重,一般单位
(10)尺码( MEASUREMENT。填写一批货的尺码总数,一般单位为立方米
(11)分批( PARTIAL SHIPMENT。按照合同或信用证条款填写,只能限在“允许”或不允许”两者中取一
(12)转船( TRANSSHIPMENT)。填写要求与分批一致
(13)运费( FREIGHT一般不显示具体运费,只填写“运费待付或“运费预付/已付”
(14)装运期、有效期 DATE OF SHIPMENT, DATE OF EXPIRY)本栏根据信用证规定的最迟装运期和议付有效期分别填写
(15)提单正本份数。一般一式三份,三份正本提单同时有效( THREE ORIGINAL BILL OF LADING或者 ORIGINAL BILL OF LADING IN THREE、 FULL SET OF BILL OF LADING),指全套正本提单
(16)提单副本的份数。一般是指出口企业留底份数、寄单所需份数的和。
(17)特别条款。根据信用证要求或合同要求中有关运输方面的特殊条款。
集装箱货物托运单的填写内容和方法与散货运输托运单基本相同,只是增加了托运。
货物的交接方式,如CY-CY、CFS-CFS等和集装箱货物的种类,如普通、冷藏、液体等。